Áp dụng trên nền tảng DAINOI.com và hệ thống quản lý lưu trú PMS · Cập nhật lần cuối: Tháng 11/2026
Lời mở đầu
DAINOI (website DAINOI.com, ứng dụng quản lý lưu trú PMS và hệ thống vận hành liên quan) tôn trọng và cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của Chủ nhà (Host), Nhân sự sử dụng hệ thống và Khách lưu trú. Chính sách này giải thích cách dữ liệu được thu thập, xử lý, lưu trữ và bảo vệ, theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Điều 1: Vai trò các bên
- Với dữ liệu của Chủ nhà và Nhân sự: DAINOI là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu.
- Với dữ liệu Khách lưu trú: Chủ nhà là bên kiểm soát dữ liệu (quyết định thu thập để vận hành và khai báo lưu trú). DAINOI là bên xử lý dữ liệu, chỉ xử lý theo yêu cầu của Chủ nhà và theo Chính sách này.
Điều 2: Dữ liệu được thu thập
- Khách lưu trú:
- Thông tin định danh: họ và tên, số điện thoại, email, ngày sinh (khi cần).
- Giấy tờ tuỳ thân: thông tin trên giấy tờ tuỳ thân (họ tên, số giấy tờ, ngày sinh, quốc tịch). Ở quầy: thông tin giấy tờ dùng để khai báo lưu trú theo quy định. Khách tự gửi ảnh giấy tờ qua check-in online để Home khai báo lưu trú. Ảnh được xoá ngay sau khi khai báo, chậm nhất 3 ngày sau ngày trả phòng, không dùng vào việc khác.
- Thông tin giao dịch: lịch sử đặt phòng, lịch sử thanh toán qua cổng thanh toán ngân hàng.
- Chủ nhà và Nhân sự: thông tin đăng nhập, số điện thoại, email, thông tin cơ sở lưu trú, thông tin dòng tiền phục vụ hạch toán vận hành.
Điều 3: Mục đích sử dụng
- Vận hành lưu trú: xác nhận đặt phòng, check-in / check-out, liên lạc giữa khách và bộ phận vận hành.
- Tuân thủ pháp luật: khai báo lưu trú, tạm trú với cơ quan có thẩm quyền.
- Tài chính và chăm sóc khách hàng: gửi xác nhận, đối soát dòng tiền, xử lý hoàn tiền / huỷ phòng theo chính sách đã công bố, hỗ trợ kỹ thuật.
- Cải tiến hệ thống: chỉ dùng dữ liệu đã ẩn danh để cải tiến tính năng và trợ lý D'AI. Không dùng thông tin giấy tờ tuỳ thân của khách để huấn luyện AI.
Điều 4: Lưu trữ và Bảo mật
- Lưu trữ: dữ liệu được mã hoá, lưu trên máy chủ và cơ sở dữ liệu có tường lửa và phân quyền.
- Truy cập nội bộ: chỉ nhân sự được phân quyền nghiệp vụ (vd Lễ tân ca trực, Quản lý) mới xem được, trong phạm vi cần cho công việc. Đội hỗ trợ DAINOI chỉ truy cập khi Chủ nhà bật "Cho phép hỗ trợ".
- Thời gian lưu trữ: trong suốt thời gian tài khoản hoạt động, hoặc theo thời hạn bắt buộc của pháp luật về tài chính, kế toán, lưu trú. Sau đó dữ liệu được xoá hoặc ẩn danh.
- Sự cố lộ dữ liệu: DAINOI thông báo cho Chủ nhà và cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn luật định (72 giờ kể từ khi phát hiện).
Điều 5: Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Một số hạ tầng kỹ thuật và các kênh bán phòng trực tuyến (như Airbnb, Booking.com) có thể đặt máy chủ ở nước ngoài. Khi Chủ nhà kết nối các kênh này, dữ liệu đặt phòng cần thiết sẽ được đồng bộ. DAINOI thực hiện đầy đủ việc lập và lưu trữ hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo đúng quy định pháp luật.
Điều 6: Không thương mại hoá dữ liệu
- DAINOI không bán, cho thuê, trao đổi dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba vì mục đích quảng cáo hay lợi nhuận.
- Chỉ chia sẻ trong các trường hợp:
- Yêu cầu pháp lý: cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có văn bản yêu cầu hợp pháp.
- Đối tác hạ tầng cốt lõi: ngân hàng / cổng thanh toán, hệ thống nhắn tin Zalo OA, kênh bán đã kết nối — đều cam kết bảo mật.
Điều 7: Quyền của Chủ thể dữ liệu
Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, chủ thể dữ liệu có quyền:
- Được biết về việc xử lý dữ liệu của mình.
- Đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý.
- Truy cập, xem, chỉnh sửa dữ liệu.
- Yêu cầu xoá dữ liệu, hạn chế xử lý, phản đối xử lý — trong phạm vi không trái với nghĩa vụ lưu giữ bắt buộc (vd hồ sơ khai báo lưu trú).
- Yêu cầu cung cấp dữ liệu.
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định.
Khách lưu trú gửi yêu cầu cho Chủ nhà (bên kiểm soát); DAINOI hỗ trợ Chủ nhà thực hiện.
Điều 8: Liên hệ
Mọi yêu cầu, thắc mắc về dữ liệu cá nhân xin vui lòng gửi về email: contact@dainoi.com hoặc hotline: 090 88 36663. DAINOI cam kết tiếp nhận và phản hồi trong vòng 3 ngày làm việc.
Chính sách này có hiệu lực với mọi thành viên, khách hàng và đối tác sử dụng DAINOI.com.